Politique de confidentialité et modalités d’utilisation – Le Bureau Structuré inc.
Le Bureau Structuré inc., ses filiales et sociétés affiliées (collectivement « Le Bureau Structuré », « nous », « nos » ou « notre ») valorisent la protection des renseignements personnels de ses clients, employés, fournisseurs et autres personnes interagissant avec notre cabinet (« vous », « vos » ou « votre »). La présente politique vise à informer sur la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels, en conformité avec la Loi 25 et les lois applicables.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) est : Rose Fréchette-Jobin ainsi que Alison Labrecque, directrices et propriétaires, assument ce rôle. Vous pouvez les contacter pour toute question sur vos données personnelles ou vos droits.
2. Collecte de renseignements personnels
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à l’exécution de nos services comptables et fiscaux :
  • Identification et contact : nom, prénom, adresse, téléphone, courriel, numéro d’assurance sociale ou pièce d’identité pertinente.
  • Documents financiers et fiscaux : informations bancaires, relevés, déclarations fiscales, factures et autres documents transmis dans le cadre du mandat.
  • Facturation : coordonnées bancaires, méthodes de paiement, historique des transactions.
  • Outils numériques et communications : données recueillies via Google Suite (Forms, Gmail, Drive), Asana, QuickBooks, TaxCycle et autres plateformes sécurisées.
Consentement : En transmettant volontairement vos informations au Bureau Structuré inc., vous reconnaissez que vous nous fournissez ces renseignements de votre propre initiative et consentez à leur collecte et à leur traitement uniquement aux fins de l’exécution du mandat.
Tierces parties : vous devez avoir le consentement des personnes dont vous fournissez les renseignements.
3. Utilisation des renseignements personnels
Nous utilisons vos renseignements personnels pour:
  • Fournir nos services comptables, fiscaux et administratifs.
  • Préparer et transmettre vos déclarations aux autorités gouvernementales.
  • Gérer la facturation, le recouvrement et la relation client.
  • Respecter nos obligations légales et réglementaires.
  • Gérer notre personnel et nos outils de travail sécurisés.
  • Protéger vos informations contre tout accès non autorisé.
Nos plateformes numériques sont sécurisées et utilisées uniquement pour faciliter le traitement de vos données.
4. Communication des renseignements personnels
Nous partageons vos renseignements uniquement :
  • Pour exécuter nos services (transmission aux gouvernements, déclarations fiscales).
  • Lorsque la loi l’exige.
  • Avec des fournisseurs tiers sécurisés contractuellement tenus à la confidentialité et conformes à la Loi 25.
5. Conservation des renseignements
Les données sont conservées 7 ans après la fin du mandat ou selon la durée requise par la loi.
Fin de mandat :
  1. Dès la transmission complète aux autorités gouvernementales concernées.
  2. Après confirmation écrite (courriel ou autre communication) indiquant la clôture du mandat.
Aucune donnée n’est conservée sans votre consentement explicite.
6. Clause de paiement
Aucun paiement différé, chèque postdaté ou arrangement verbal n’est accepté sans autorisation écrite préalable.

Tout solde impayé entraîne des frais de 20 % + intérêts composés de 2 %/mois (24 %/an), calculés dès le lendemain de l’échéance.

La réception de la facture ou tout paiement vaut acceptation des présentes conditions, sans exception.
7. Sécurité et confidentialité
  • Ordinateurs et serveurs sécurisés et cryptés.
  • Accès limité aux seules personnes autorisées (Rose Fréchette et Alison Labrecque) et des employés du cabinet.
  • Politique stricte : aucune information n’est stockée ou utilisée sans consentement.
  • Violation de données : en cas de fuite présentant un risque sérieux, nous informerons la Commission d’accès à l’information (CAI) et les clients concernés.
8. Droits des clients
Vous pouvez :
  • Accéder à vos renseignements personnels.
  • Demander leur correction ou mise à jour.
  • Demander la suppression partielle ou totale de vos données.
  • Retirer votre consentement au traitement, dans les limites permises par la loi.
9. Responsabilité et non-responsabilité
  • Les informations fournies ne constituent pas des conseils juridiques ou fiscaux définitifs, sauf dans le cadre d’un mandat confirmé.
  • Nous ne sommes pas responsables des erreurs dans les communications électroniques non sécurisées.
  • Les documents produits via nos outils numériques sont strictement confidentiels et sécurisés.
10. Notification des changements
Nous pouvons mettre à jour cette politique. Si une modification affecte le traitement de vos données personnelles, nous vous en informerons par courriel.
11. Contact
Le Bureau Structuré inc.

Courriel : direction@bureaustructure.com

Téléphone : 877-662-1741

Responsables : Rose Fréchette et Alison Labrecque, directrices et propriétaires